Regras/conselhos elementares para a criação de apresentações electrónicas

• Tem sempre presente que o mais importante numa apresentação não são os meios ou recursos, mas antes a mensagem a ser transmitida bem como o público ao qual esta se dirige (público-alvo);

• Mesmo para apresentações informais obteremos melhores resultados se disponibilizarmos tempo para:
• Definir o objectivo e reflectir sobre as necessidades de informação da audiência. O público-alvo é a questão central, é o que decide o detalhe da apresentação, a linguagem a utilizar e o aspecto gráfico;
• Esboçar um sumário, um plano geral e algumas notas (tudo de forma informal);
• Organizar a mensagem a ser transmitida em torno de pontos-chave de forma a obter uma apresentação simples e fácil de acompanhar.

• A duração da apresentação deve ser, regra geral, curta. A atenção da audiência não consegue ser mantida, em média, por mais de 25 minutos;
• Usar letras de tamanhos grandes (16/18 pontos ou maior).  Mas, letras maiores que 40/42 pontos dificultam a comunicação, pois o ouvinte fica mais atraído pelo carácter do que pelo conteúdo;
• Não utilizar mais de dois tipos de letras na apresentação;
• Deve utilizar-se o mesmo tipo de letra para os títulos e sempre com o mesmo estilo.
• Estes devem ser cuidadosamente redigidos, evitando a repetição de palavras;
• A mistura de atributos de texto (bold, itálico, sublinhado, etc.) também dificultam a leitura;
• No máximo devem ser utilizadas 8/10 linhas de texto por diapositivo;
• Todos os “diapositivos” que compõem uma apresentação devem ter um “Layout” ou formato idêntico.
• A persuasão do apresentador aumenta significativamente quando são utilizados elementos gráficos;
• Imagem e cor poderão facilitar a compreensão da audiência e a retenção da informação apresentada. No entanto o equilíbrio entre o texto e os grafismos ou ilustrações é fundamental;
• Usar apenas imagens e gráficos como suporte à sua mensagem e não como elementos decorativos.
• Evitar imagens ou gráficos como fundo, só dificultam a leitura do texto.
• Não abusar do uso de tabelas, principalmente com muitas estatísticas. É preferível construir uma ficha técnica a distribuir pela audiência.
• Evitar usar transições entre diapositivos e quanto a animações, reduza o seu uso ao mínimo.

Antes da Apresentação:

• Fazer uma revisão completa aos diapositivos, eliminando gralhas, erros de escrita, frases menos claras, etc.
• Se possível fazer  uma apresentação prévia a alguém com sentido crítico - Se a pessoa não receber a mensagem o mesmo acontecerá com a audiência final.
• Se necessário proceder ainda a melhoramentos, não se acomode.

Durante a apresentação:

• Começa por informar de forma clara o assunto, fazendo um breve resumo dos pontos-chave da apresentação;
• Não desperdices tempo excessivo com preliminares; dois minutos, serão suficientes para introduzir o assunto;
• Não te limites a ler o que está no ecrã;
• Não te sintas obrigado a justificar cada afirmação. Poderás fazê-lo, se fores questionado, no final na apresentação;
• Mantém as conclusões breves. Não recapitules todos os pontos da apresentação. Destaca apenas os pontos principais que a audiência deverá reter.
• Constrói um diapositivo com informação que interesse à audiência (Ex: e-mail, página web, moradas, etc) e deixe-o projectado durante o período de Questões & Respostas.
• Se tiveres que disponibilizar cópias da apresentação, resumos, fichas técnicas ou outros documentos não o faças no inicio da apresentação.

Quando se procura realizar uma apresentação há que ter ainda em conta alguns aspectos relacionados com os recursos e o local da apresentação:

• Devemos ter em conta o tamanho da sala onde se projecta;
• Se do fundo da sala se vê nitidamente o diapositivo, a iluminação, etc.
• Coloca-te a cerca de 1.80m do teu monitor, se não conseguires ler, então a audiência também terá dificuldades…